Gestão Documental
O Produto
A desmaterialização tem vindo a ganhar terreno no mundo empresarial. Por isso, a gestão documental torna-se essencial nas empresas de forma a organizar digitalmente toda a sua informação habitualmente manuseada em papel.
A administração correcta de documentos permite obter melhores resultados na medida em que rentabiliza o espaço físico, reduz a informação em suporte papel e aumenta a eficiência e eficácia da pesquisa e consulta.
Benefícios e Finalidades
O software de Gestão Documental, ferramenta de arquivo digital para o ERP Primavera possibilita:
- Desmaterializar através da digitalização dos documentos em formato papel para formato eletrónico
- Aumentar a rapidez e eficiência, pois esta solução permite o acesso atempado aos documentos
- A cada momento vai poder aceder à imagem do documento original que lançou na Contabilidade
- Pesquisar e consultar documentos através de palavra-chave ou atributos, pré-visualização do conteúdo dos documentos em qualquer parte e a qualquer momento
- Reduzir custos através do aumento da produtividade na gestão de processos, informação sempre acessível a vários utilizadores simultaneamente, redução do custo em papel e dos custos em espaço físico
- Partilhar, cliente e contabilista passam a ter uma ferramenta comum para partilha e arquivo de documentação, relatórios de gestão, dossier fiscal e outro.
O processo em apenas 3 passos
- Digitalização de documentos pelo cliente e colocação no portal
- O documento fica disponível para lançamento no Primavera
- Consulta e visualização online de documentos no Portal como documentos já tratados
Vantagens
- Aumento da produtividade
- Facilidade de pesquisa e consulta
- Informação sempre acessível e a vários utilizadores simultaneamente
- Redução de custo em papel
- Pode ser utilizado com qualquer tipo de scanner ou equipamento de digitalização incluindo SmartPhones
- Ideal para empresas com escritórios dispersos geograficamente
- Garante os mecanismos de segurança e confidencialidade definidos pela empresa
- Está preparado para trabalhar com vários monitores
- Permite realizar registos e lançamentos sem recurso ao documento original
- Permite a consulta de documentos a partir de qualquer lugar ou dispositivo. O utilizador necessita apenas de ter um dispositivo com ligação à internet e introduzir as credenciais de acesso
- Incorpora um potente motor de pesquisa que através de uma palavra-chave, permite encontrar informações no seu conteúdo
Objetivos
Pesquisa, consulta e tratamento mais simples e rápido de documentos no ERP Primavera.
Permite às empresas operar numa lógica paper-free (eliminação de papel) o que, além de uma diminuição de custos operativos com equipamentos, consumíveis e energia para impressão, agiliza o processo de distribuição, pesquisa e consulta de informação através do Portal de Arquivo Documental.
Características
- Associação e Visualização de documentos digitalizados
- Geração de documentos Primavera para PDF
- Consulta em formato electrónico, PDF e XML
- Redução da informação em suporte papel
- Aumento da eficiência e eficácia da pesquisa e consulta
O que dizem os nossos clientes
Programa simples e bastante funcional a um preço justo
Além da inicial dificuldade (óbvia) de criar a rotina da digitalização dos documentos a funcionalidade na consulta e gestão dos documentos é enorme. Permite uma redução do espaço físico de arquivo e permite encontrar sem demoras e em qualquer sítio, os documentos digitalizado e documentos anexos. Permite que qualquer utilizador do Primavera encontre os documentos que precisa, sem perdas de tempo, sem sair da secretária. Permite imprimir ou gerar PDFs dos documentos digitalizados.
Eficiência e Produtividade
Com os produtos SLIM alcançámos ganhos de eficiência e produtividade inigualáveis.