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Gestão Documental

O Produto

A desmaterialização tem vindo a ganhar terreno no mundo empresarial. Por isso, a gestão documental torna-se essencial nas empresas de forma a organizar digitalmente toda a sua informação habitualmente manuseada em papel.

A administração correcta de documentos permite obter melhores resultados na medida em que rentabiliza o espaço físico, reduz a informação em suporte papel e aumenta a eficiência e eficácia da pesquisa e consulta.

Benefícios e Finalidades

O software de Gestão Documental, ferramenta de arquivo digital para o ERP Primavera possibilita:

  • Desmaterializar através da digitalização dos documentos em formato papel para formato eletrónico
  • Aumentar a rapidez e eficiência, pois esta solução permite o acesso atempado aos documentos
  • A cada momento vai poder aceder à imagem do documento original que lançou na Contabilidade
  • Pesquisar e consultar documentos através de palavra-chave ou atributos, pré-visualização do conteúdo dos documentos em qualquer parte e a qualquer momento
  • Reduzir custos através do aumento da produtividade na gestão de processos, informação sempre acessível a vários utilizadores simultaneamente, redução do custo em papel e dos custos em espaço físico
  • Partilhar, cliente e contabilista passam a ter uma ferramenta comum para partilha e arquivo de documentação, relatórios de gestão, dossier fiscal e outro.

O processo em apenas 3 passos

  1. Digitalização de documentos pelo cliente e colocação no portal
  2. O documento fica disponível para lançamento no Primavera
  3. Consulta e visualização online de documentos no Portal como documentos já tratados

Vantagens

  • Aumento da produtividade
  • Facilidade de pesquisa e consulta
  •  Informação sempre acessível e a vários utilizadores simultaneamente
  •  Redução de custo em papel
  • Pode ser utilizado com qualquer tipo de scanner ou equipamento de digitalização incluindo SmartPhones
  • Ideal para empresas com escritórios dispersos geograficamente
  • Garante os mecanismos de segurança e confidencialidade definidos pela empresa
  • Está preparado para trabalhar com vários monitores
  • Permite realizar registos e lançamentos sem recurso ao documento original
  • Permite a consulta de documentos a partir de qualquer lugar ou dispositivo. O utilizador necessita apenas de ter um dispositivo com ligação à internet e introduzir as credenciais de acesso
  • Incorpora um potente motor de pesquisa que através de uma palavra-chave, permite encontrar informações no seu conteúdo

Objetivos

Pesquisa, consulta e tratamento mais simples e rápido de documentos no ERP Primavera.

Permite às empresas operar numa lógica paper-free (eliminação de papel) o que, além de uma diminuição de custos operativos com equipamentos, consumíveis e energia para impressão, agiliza o processo de distribuição, pesquisa e consulta de informação através do Portal de Arquivo Documental.

Características

  • Associação e Visualização de documentos digitalizados
  • Geração de documentos Primavera para PDF
  • Consulta em formato electrónico, PDF e XML
  • Redução da informação em suporte papel
  • Aumento da eficiência e eficácia da pesquisa e consulta

O que dizem os nossos clientes

Programa simples e bastante funcional a um preço justo

Além da inicial dificuldade (óbvia) de criar a rotina da digitalização dos documentos a funcionalidade na consulta e gestão dos documentos é enorme. Permite uma redução do espaço físico de arquivo e permite encontrar sem demoras e em qualquer sítio, os documentos digitalizado e documentos anexos. Permite que qualquer utilizador do Primavera encontre os documentos que precisa, sem perdas de tempo, sem sair da secretária. Permite imprimir ou gerar PDFs dos documentos digitalizados.

- PREGGO Group -
Miguel Basto
CFO & Purchase Manager
Eficiência e Produtividade

Com os produtos SLIM alcançámos ganhos de eficiência e produtividade inigualáveis.

- TAXLIBRIS Contabilidade e Consultoria-
Pedro Teixeira
Partner

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